仕事の効率を上げる「何をやるかではなく何をやらないか」という考え方

仕事を効率化したい！多くの人の悩みだと思います。

実際私も仕事を効率化するためにあらゆる手を試していきました。

その中で最も効果的だと感じた５つの方法と何をやるではなく何をやらないかという考え方をこの記事では紹介します。

仕事を効率化させる考え方を学んで、あなたの仕事を楽にしてください。

仕事の効率を引き上げる考え方５選

仕事での効率を追い求めるのであれば、自分の仕事や私生活を送るうえでの考え方を正す必要があります。

そこでご紹介するのが考え方です。

マインドセットを正しく活用することができれば仕事の効率は上がり、何かを始めるにも習慣として身につきやすくなります。

ご紹介する考え方は次の５つです。

・帰宅前はデスクを片付ける

・必要ないものは捨てる

・マインドマップを利用する

・情報は常に共有する

・物の位置を決める

１. 帰宅前はデスクを片付ける

1日の業務を終える頃には、様々な資料や文房具が散乱することもあるのではないでしょうか？

きりの良いところで仕事を切り上げてそのまま帰宅していませんか？

デスクはできる限り、整理整頓をしておきましょう。

デスクをきれいにしておけば翌日の仕事にも取り掛かりやすくなるのはもちろんのこと、必要なものがどこにあるか探す手間を省くことも可能です。

どんなに仕事のスキルが不足していようとも、汚いデスクときれいなデスクではどちらが能力的に高いかといった客観的な評価材料にもなりえます。

仕事の効率を高めるためにも無駄を省くことが必要不可欠ですので、物を探すといったちょっとした時間も省く意識をしましょう。

２. 必要ないものは捨てる

会社勤めであれば、特に資料が溢れかえる光景も珍しくありません。

このような状態を避けるためにも、必要のない書類は迅速に断捨離しましょう。

「この資料次にも使えそう」

「あとで見直すからとっておこう」

といったことでなかなか資料を捨てることができない方もいらっしゃいますが、定期的に捨てていかなければ、どんどん資料は溜まっていきます。

資料が溢れかえらないためにも、パソコン内にデータを保存しておいたりすることでデスクの見栄えも良いですし、資料の山から必要な物を探す手間も省くことが可能です。

３. マインドマップを利用する

“今自分は何を考えているのだろう？”といった自分の頭の中を整理するためにもマインドマップがおすすめです。

マインドマップは自分の思考ややりたいことなどを樹形図のように書き込むことで情報を整理する方法になります。

マインドマップは全ての物事に応用することができ、

・市場調査

・会議資料の内容作

・スケジュール管理

・目標管理

といったあらゆる場面でも役立ちます。

仕事の効率化を図るためには、自分の考えをより明確に認識することが重要です。

そのためにもマインドマップを利用し、考えを整理する習慣を身につけましょう。

４.情報は常に共有する

会議やそのほかで仕入れた情報は上司・同僚といった仕事に携わる人には共有することをおすすめします。

これは良い情報・悪い情報関係なく共有しましょう。

良い情報であれば、皆で継続すると、社内全体の作業効率を上げることもできますし、悪い情報であれば、直ちに改善点を洗い出すことが可能です。

１番良くないのは誰にも伝えないことです。

その伝えなかった情報をもとにお客様に迷惑をかけてしまう恐れもあります。

１から10全てを伝えなくても良いのである程度伝える話をまとめ、皆に情報を共有することがおすすめです。

報告・連絡・相談が重要ということです。

５. 物の位置を決める

デスクに置くものは事前に配置を決めておくことがおすすめになります。

例えば

・会議用資料ファイル

・顧客管理用ファイル

・ペンの位置

などといった位置を決めておくことで“どこにいった？”という無駄な探す時間を省くことができます。

前述でもお伝えしましたが、デスクの整理整頓は仕事の効率化を上げるためには必要不可欠です。

すっきりとしたデスクで、もとに戻す位置を決めておくことで気分的にも良く、集中力を持続させる効果も高まります。

何をやるかよりも何をやらないか

ここまで仕事の効率を高めるために行うものについて詳しくお伝えしてきましたが、やらないことを決めることも効率upには重要です。

誰かにお願いして進むような仕事であれば、お願いしてしまえば済む話ですが、そもそも自分が行っている誤った生活習慣や癖、惰性で行っている事を削るだけでも、大きく時間を生み出すことができます。

今自分が“習慣としていることが本当に正しいものなのか？”といった自身の私生活や仕事の取り組み方を見直すことがおすすめです。

1日のスケジュールを振り返ると、意外と余計なことに時間を使ってしまっていることを把握できます。

その無駄な時間を違う業務などにあてることで、仕事の効率は上がったりするものです。

特に次にご紹介することはできる限り行わないように注意をしましょう。

・怒ることをやめる

・社内の人と深く関わらない

・仕事中心にならない

・待ち時間を作らない

１. 怒ることをやめる

心に余裕がなくなると許容できる範囲が小さくなり、怒りに身を任せる方は少なくありません。

あなたは日々の中で部下に対し、イライラしたり怒ってしまったりする事はどのくらいあるでしょうか？

怒り終えた後は、なぜか異様に体力を使ったような気がしませんか？

それもそのはず。

怒るという行為は、かなりのエネルギーを消費するので、相手もいい気はしないし、怒った本人もしんどくなるのです。

アンガーマネジメントという言葉があるのですが、自分の怒りの感情をコントロールし、無駄なエネルギーを消費することを防ぐものになります。

実際、怒ることで得られるメリットというのはほとんどありません。

ごく少数ですが、他人に怒りをぶつけることをストレス発散として行っている方もいらっしゃいますが、その発散方法の効果は一時的なものになります。

実際のところは、自分のメンタル面に１番マイナスな影響を与えていることの方が多いのです。

また、怒りという感情は怒っている人・怒られている人以外の第三者にも不快な感情を与えてしまい、社内の空気を悪くしてしまう可能性もあります。

部下が何か仕事に失敗したり、逆に上司が全然仕事をしてくれなかった場合でも怒りに身を任せず

・なぜそのようなミスが起きたのか

・次につながる改善点はないか

などと怒りのエネルギーを改善するためのエネルギーに変えた方が、自分のため・会社のためにもなります。

イライラや、怒りの感情で巻き込んでしまった不穏な空気は、結構引きずるので、他の作業に集中できないことにもつながり、余計なミスを引き起こす可能性も高いです。

このことからも、あなたの大切な時間を、怒りといった感情に左右されることなくコントロールするスキルが重要になります。

万が一、相手に怒りを覚えても、それは自分の弱さと捉え改善点を模索しましょう。

２. 社内の人と深く関わらない

会社で関わる人と深い仲になることはおすすめしません。

これは私の経験談ですが、実際に本社の社員全員と仲良くできるように、コミュニケーションをとっていました。

それこそ、各部の部長から、経理部の女性陣、社長の運転手さんまで、仕事に携わるほとんどの人と関係を築くことに必死だったのです。

なぜそこまで必死になったのかというと

「彼はとても頑張っているよね」

「彼はとても信頼することができて、良い人物だよね」

などとありがたい言葉をかけてもらえる人物像に憧れていたため、貴重な休日であっても様々な飲み会にも呼ばれれば必ず行っていました。

今冷静に考えると“あの日のような人間関係の築き方はもうしないな”と強く思っています。

一見冷たい人間と取られるかもしれませんが、職場の人間というのはあくまで職場の人間なんです。

一緒にお酒を交わすことが、あなたの人生の幸福度を高めてくれるのかといったら答えはNOです。

あなたの人生すべてを、職場の方々が良い方向に持っていってくれるかは別の話です。

ビジネスマンとして誰とでも会話ができ、コミュニケーションを円滑に取ることができるのは必要なスキルになります

人間関係を良好に保つことで、仕事で困った時に助けてもらえたり、非常に都合が良い面もたたあることでしょう。

しかし、どんな人とでも

・終電まで飲む

・休日でも一緒に出かける

などといった深い関係を作りすぎると、仕事とプライベートの境界がなくなり、後々自分の時間がなくなっていきます。

その結果、強いストレスを感じやすくなり、体調に悪影響を及ぼしてしまう可能性が高いです。

さらには、一度築き上げた人間関係を無下にできなくなってしまい、自分１人で捌けるタスクを大幅に超えてしまったりとストレスは溜まる一方です。

頼られることは大変素晴らしいことではりますが、相手に都合の良い人と誤った認識をされないためにも人間関係の線引きは必要になります。

３. 仕事中心にならない

1日の中で仕事をしてる時間が1番長いですよね。

あなたは24時間という限られた時間の中でどのようなタイムスケジュールで過ごしているかきちんと把握できていますでしょうか？ 

5:30 起床

6:30 自宅を出発

7:00〜8:00 出社、朝活

8:00 始業

17:00〜18:00 終業、副業、退社

18:30 帰宅

19:00〜21:00 夕食、家族団らん

21:00〜21:30 筋トレ

21:30〜22:30 入浴、就寝準備

23:00 就寝

もちろん、その日の仕事のタスク量によってタイムスケジュールは前後します。

私は副業にも力を入れたいため、本業を効率よく終わらせ、少しでも多くの時間を副業に当てたいのです。

ここでおすすめなのは“帰ってやることをできる限り増やす”ということです。

仕事を自宅に持ち帰るというわけでなく

・趣味

・娯楽

・学習

などといった具体的に取り組むことを明確に決めておくということになります。

そのような対策をすることで“この時間までに仕事を終わらせないといけない”といった意識づけをすることができます。

客観的に見ると、自分を追い込んでいるような感じですね。

しかし、何も考えずに毎日仕事をしていると平気で残業をしてしまう可能性が高いですし、1日の大部分を仕事に割かれることになります。

限られた時間の中でその大半を仕事に割かれるのは勿体無いことです。

このことから、仕事の効率を上げるためには、メリハリをつけるという意味でも、プライベートを充実させることがおすすめになります。

仕事のために人生をすごしているのではなく“趣味嗜好を充実させるために仕事を行っている”といった感覚で取り組むことで、心身にかかる負担を最小限に減らすことが可能です。

４. 待ち時間を作らない

待ち時間を作らないとは、隙間時間を有効活用するということです。

生活を送るだけで待ち時間は意外と多くあります。

・料理の合間

・会議の開始前

・電車の待ち時間

などといったところに隙間時間は潜んでいるのです。

この時間を

・会議の進行の予習

・副業のスキル獲得

・ショートカットの知識獲得

などといったことに利用することで、１日を充実させることもできます。

せっかくの待ち時間をボーッと過ごすのではなく、今”自分に必要なこと”に当てることを意識しましょう。

仕事の効率を上げる「何をするかではなく何をしないか」という考え方まとめ

・仕事の効率を上げるためには、何をしないかを決めることも大切
・どんなに仕事のスキルが不足していようとも、汚いデスクときれいなデスクでは能力的に高いかどうか客観的な評価材料になりえる
・マインドマップを使うことで、考えを整理する習慣を身につける
・情報は常に共有することで、良い情報・悪い情報関係なく共有し、社内全体の作業効率を上げることができる
・仕事の効率化を図るためには、自分の考えをより明確に認識することが重要である
・怒りをコントロールし、無駄なエネルギーを消費しないことが重要である
・職場の人間関係を築くことは、あくまで職場の人間として関わることが大切である

いかがでしたか？

あなたの仕事を効率化する手助けになっていれば幸いです。

ぜひ一度この考え方を取り入れて、仕事の効率化に役立ててみてください！