仕事ができないと思う人が見直すべき効率化のコツ

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自分の業務を把握する

本章のタイトルを見てあなたは「？」となったのではないでしょうか？

それもそのはず、自分の業務内容はあなたが誰よりも把握しているはずです。

しかし、仕事に追われている人のほとんどが自分の業務内容を細部まで把握できていません。

把握できていない結果、やらなくても良いこととの線引きができないまま、ずるずると無駄な体力と時間を消耗してしまいます。

無駄な体力や時間を消耗しないためにも

・会社の中での役割

・その日の役割

を意識することが重要です。

会社の中で役割を把握する

まずは大きく仕事内容を把握するためにも、あなたの会社の中での役割を再認識しましょう。

私の場合は前述でもお伝えしたとおり、営業はもちろんのこと経理などといった業務も行い、会社の事業拡大のためにせかせかと働いています。

最初のうちは言われたことに対してだけ取り組めばよかったのですが、業務内容が増えていくと最初みたいにうまくいきません。

ですので、今現在与えられた業務で自分に求められているのは何か？を理解することが必要です。

業務内容の真意を把握することで

・何をすれば会社から評価されるのか

・毎日どんな仕事をしていけば給料が上がるのか

といったことへの認識や理解を深めながら業務に取り組むことができます。

また、会社からの評価が高まれば責任には伴いますが、より主体的な業務を任せてもらえる機会も増える可能性が高いです。

１日の役割を把握する

1日の役割を把握することは、最も重要と言っても過言ではありません。

その日に“何を・どこまで終えるのか”といった手順を明確に洗い出すことが必要です。

ここでの注意点が頭の中で洗い出すのではなく

・スマホのメモ機能/リマインダーの活用

・付箋の活用

といったことが重要になります。

特にデスクワークが多いのであれば付箋の利用がおすすめです。

その日にやるべきことを付箋に書き込みパソコンなどに貼り付けておけば、いやでも視界に入り、意識することができます。

また、時系列にそって付箋を並べることで終えた作業の付箋は捨てていけば残り何をしないといけないのかを明確に把握できるので、やりのこしを防ぐことも可能です。

目標・目的・期限の重要性

業務内容をしっかりと把握できたのであれば仕事効率を上げるために次のステップです。

次のステップは

・目標

・目的

・期限

などの重要性を把握することです。

あなたは「目的」と「目標」の言葉の意味をご存知でしょうか。

参考までにご紹介すると

目標: ゴールに向けて、設定されているチェックポイント

目的: 最終的に目指すところ、ゴール。

期限は説明するほどもないですね。

前述した目標・目的・期限を把握することで仕事に取り組む姿勢が大きく変わりますので、しっかりと意識していただきたいポイントになります。

山登りをイメージしてみてください。

山登りするにあたって“なぜ山上りを行うのか？”といった理由が少なからずあるはずです。

その理由が仮に“山頂で日の出をみたい”であれば、それが“目的”ということになります。

また、目的を達成するために

“何時までにここまで登りたい”

といったその都度に設けているポイントが目標です。

具体的にお伝えすると

・３時間が過ぎたあたりで３合目にはいたい。

・５合目までは、6時間以内に到達していたい。

・８合目に到着したときには、残り2時間は欲しい。

といった目標があることで。目的を達成するまでの理想と実際の時間経過などを確認することで、ペース配分を調節しながら山を登っていくことになります。

このように、目的と目標があることで効率よくまた、効率が悪ければ調節しながら山登りができるわけです。

しかし、仕事においては目的と目標を設定していない方が多いです。

・この仕事は、一体何のためにやるのか、

・最終的に、いつまでにやるのか、

・いつまでにどんな状態になっていないと、仕事が完了しないのか。

などといった内容を意識してあなたは業務に取り組めていますか？

ある程度ルーティン化された業務内容であってもしっかりとした目的があります。

ですので、その仕事はどんな目的があって任されているのかを把握することができれば、無駄な労力も回避することが可能です。

目標が大事とはよく言いますが、実際のところ目的の方が重要性の高いものになります。

目的が明確になることで目標も決めやすくなり、その目標達成する期限を設けることでスムーズに業務を進めることが可能なのです。

物事の優先順位をはっきりさせる

その日にやるべきことなどは、仕事ができるようになるにつれて徐々に増えていくものです。

日本には“明日野郎は馬鹿野郎”といった言葉がありますが、あなたも１度のみならず何回も耳にしてきたのではないでしょうか？

日本人であれば若者からお年寄りといった幅広い層で認知されている言葉で、“物事を先延ばしにせず、すぐに対処する”といったニュアンスになります。

しかし、仕事の効率を高めるには“明日できることは明日に回す”ことが重要になります。

この感覚で仕事に取り組む人が少なく、全てをその日のうちに終わらせようとする人が多いです。

その結果、質を担保できぬまま仕事に取り組むことで、ミスや体調不良へと繋がってしまいます。

体調管理といった面でも詰め込み過ぎはよろしくありません。

とはいえ、明日できることは明日に回そうとお伝えしましたが、後回しや先延ばしにしようという意味ではないので注意して下さい。

ここでお伝えしたいのは、物事の優先順位を明確にし、優先順位の高いものから取り掛かるといったことです。

優先順位を決めることで目の前の物事に集中することができ、意識を分散させるのを防止する働きもあります。

私は物事の優先順位を決めるためにも最初はメモ帳などに次のような表をイメージして書き込みながら、仕事に取り組んでいました。

表を参考にしてすると、左上の部分が重要度が高く、対角状の右下が重要度の低い項目になります。

まずは、この重要性の極端な2つにあなたの仕事内容を当てはめてみましょう。

その結果、今すぐにやるべきことかそうではないのかの判断ができます。

しっかりと目で確認することで「重要度が低く、期限に余裕のあるもの」を再認識することができ、バタバタすることを防ぐことが可能です。

表を書き出すことはいたって難しいことではありませんが、表を最も有効活用するためにも、“自分にとってその仕事は簡単なのか・そうではないか”といった情報を考慮することが重要になります。

・仕事量

・締切日

などをもとに優先順位を当てはめることが大事だとお伝えしましたが、いくら期日に余裕があっても難易度が高い仕事内容は、優先順位を高めに設定しておくことが必要です。

例えば前述した表のうち、「すぐに対応しないとマズイ」の分野に割り振れるけど、処理するまでに時間がかかる仕事があるとします。

こういった仕事を処理する際には、繊細さであったり分析を行ったりするため、頭をフル回転させないといけません。

したがって、必然的にも時間を多く見積もっておくことが必要です。

一方で、ある程度の経験や知識のある仕事内容を任されたとしましょう。

すでにこなしたことのある仕事内容を１から把握したり分析したりする手間を省くことができるので、さほど時間を要しません。

このように、簡単で時間のかからないものは先に終わらせておくことがおすすめです。

手間のかからないものを先に行うことで、苦手な分野の仕事をふられた際でも時間を十分に確保できるため質を落とすことなく処理を行うことができます。

また、新たな仕事に対する苦手意識であったり、焦りなども防げるのでさらに仕事効率を高めることが可能です。

仕事を行うスピード感は人それぞれで個人差が生まれやすいものになります。

ですので、ご自身の仕事の重要度、優先順位を決めることで、仕事も円滑に回しやすくなる結果、仕事の効率が高まるのです。

人に頼むことは恥ずべきことではない

大前提として、1人で抱え込める仕事量には限界があります。

ですので、周りの人に仕事を依頼することが必要です。

よく“自分の仕事を最後までやり抜く”といった日本人の美徳のようなものに縛られ、肉体的にも身体的にも追い込まれる人はすくなくありません。

最後までやり切ることは確かに素晴らしいことではありますが、無理して成果につながらない場合があります。

バタバタ仕上げてもミスなどが多発してしまっては本末転倒です。

ここで、１度効率面のことを考えると、１人で行うよりも人を頼り、役割を分担した方が圧倒的に効率良く仕事を進めることができます。

“人には頼ることが苦手”

などと感じている方も少なくありません。

しかし、頼ることは悪いことでもなく、うまく頼むことでお互いの関係も向上する可能性も高まります。

ここからは、1人で抱えすぎないための人への頼り方をご紹介していきます。

内容は次のとおりです。

・自分にしかできない仕事を優先する

・上司への依頼方法

・人に頼む勇気を持つ

自分にしかできない仕事を優先する

前述した内容で、優先順位をきめることの重要性をお伝えしましたが、他の人にもできる仕事内容は優先順位の低いものになります。

緊急度が高く、重要なものから取り掛かるようにしなければ、ビジネスチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。

また、

「これは自分にしかできないことなのか？」

と考えるようにしましょう。

そして自分以外の人でもできる仕事であれば、断るか他の人に任せても良いのです。

「頼っていただいているのに断るのは申し訳ない」

と思う方も多いですが、１度引き受けてしまうと次から断ることができなくなり、相手からは都合の良い人と思われるほか、自分の時間まで削られることになります。

１度都合の良い印象がついてしまうと、悪びれることもなく次から次へと仕事を振られてしまいます。

このことからも、自分じゃなくてもできるなと判断したら、勇気を持って

「今、忙しいので別の方に頼むことはできませんか?」

と切り返すことがおすすめです。

それでもなお、

「いや君じゃなきゃできないことだから…」

などと相手も折れないようであれば、あなたが上に回って期日などを提示しましょう。

「期日をこの日までに伸ばしていただけるなら対応可能です。」

といった感じですね。

下に回りすぎると、断れるものも断れなくなりますので、時には対等またはそれ以上の立ち位置に立つ意識も重要です。

上司への依頼も検討しよう

会社員として働いていると、どうしても自分の力だけでは解決が困難ぶつかることがあります。

そのような時は上司に遠慮せず依頼することがおすすめです。

例えば、会社へ入社したての頃の私は、すでに20年も30年も会社で働いている重鎮のような先輩に比べると、経験値が圧倒的に足りていないことは火を見るよりも明らかです。

・商品の品質に対するクレーム

・顧客との交渉のやりとり

・新規顧客への営業方法や

・様々な業界のキーパーソンへの人脈

などといった様々面を考慮しても素人と熟練の差を埋めることはすぐには行えません。

前述した仕事内容の問題にぶつかった時は、同僚のものに依頼するよりも上司への協力を求める方が圧倒的に効率が良いです。

大抵の上司は嫌な顔をしますが、人間は頼られることに対して嫌な気はしません。

また、上司に仕事の協力を求める際は言葉選びに注意が必要です。

ちなみに私は次の流れを意識しながら上司への協力を依頼することで比較的スムーズに引き受けてもらえました。

上司へ依頼を行う場合は、前もって自分の案を練っておきましょう。

上司へ依頼した仕事内容を大まかに把握した上で、

「この点がうまくわからない」

「このように考えますが、どう思われますか？」

などといった切り出し方をすることで、上司はスムーズに回答してくれます。

ここでの注意点は、相手の時間を奪いすぎないことです。そのためにも頼みたい内容を明確にしておくことが重要になります。

会話の具体例が次のとおりです。

会話の具体例

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すみません、少し相談があるのですがお時間いただいてもよろしいでしょうか？

この案件に関する質問なのですが、現在〇〇の部分が解決できず、困っています。

私としては、◯◯といった対応をとると良いと考えたうえでトライしてみたのですが、決定打にかけることもあり、なかなかうまく進めることができないのです。

そのような時に、この案件の分野に関して〇〇さんは実績もあることを存じあげていましたので、1度フィードバックをも含め相談をいただいた次第になります。

ですので、１度目をとおしていただけませんか？

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いかがでしょうか。

相手の実績を讃えたうえで、相談に乗ってもらいたい詳細を伝えることで、相手は嫌な思いをしませんし、相手の手間を極力とることもありません。

このように、相談や依頼は相手の時間を奪うことになりますので、自分なりに考えたアイデアがあることで相手もどこを修正したほうがいいか、そのアイディア自体が正しい方向に向かっているかを考えやすくなります。

万が一、アドバイス通りにことが運ぶことができなければ

「やはりうまく取り組むなかったので、対処をお願いできますでしょうか？」

と切り替えることで運が良ければ完全に仕事を依頼することが可能です。

人に頼む勇気を持つ

同期や上司に仕事を頼むと効率が上がるよと言えど、依頼するのが１番のハードルではないでしょうか？

しかし、依頼することをハードルと感じる必要は全くありません。

厚かましくもっと人に頼っても良いのです。

１人より複数に仕事を分担した方が効率upすること間違いありませんが、得意不得意も関係してきます。

例えばあなたが0分かけてこなす仕事を、10分でこなすことができる人がいたら、あなたではなくその人に頼んだほうが会社のためにもなりますし、効率も良いです。

“自分のことは自分でやりなさい”とこれまた日本の美学でもありますが、社会においては結果が全てになります。

効率良く仕事をこなすことができれば会社のためにもなるので、他の人に頼り効率を上げることは手段の１つなのです。

実際に組織で何らかプロジェクトを動かしたり、仕事をすると言うことにおいては、できる人ができるものに取り組んだ方が圧倒的にプロジェクト全体の進度は早く進むはずです。

できないことは他の人に頼って、あなたができることに集中して取り組むことで会社全体の効率化を図ることも可能になります。

仕事ができないと思う人が見直すべき効率化のコツまとめ

・自分の業務内容を把握することが重要。
・会社の中での役割を再認識し、業務内容の真意を把握する。
・毎日の役割を明確に洗い出し、スマホのメモ機能や付箋を活用する。
・目標・目的・期限の重要性を理解する。
・目標はゴールに向けたチェックポイントであり、目的は最終的なゴール。
・期限を設けて仕事に取り組む姿勢を変える。
・目的を明確にし、目標を設定することで効率的に業務を進めることができる。
・物事の優先順位を明確にすることが重要。
・仕事の効率を高めるためには明日できることは明日に回す。
・表を使って優先順位を決めると集中力が高まり、効率が向上する。
・難易度の高い仕事は優先度を高く設定し、時間を適切に見積もる。
・簡単で時間のかからない仕事は先に終わらせる。
・他の人に仕事を依頼することは効率的である。
・自分にしかできない仕事を優先する。
・上司に遠慮せず依頼することが大事。
・上司への依頼は言葉選びに注意し、相手の時間を尊重する。
・人に頼む勇気を持つ。